Positives Feedback geben – so geht es richtig

Warum »High Five« und »Good Job!« nicht ausreichen

Wie lobt man eigentlich richtig? Diese Frage stellte sich auch die US-amerikanische Professorin für Psychologie an der Stanford University Carol Dweck und machte dazu ein Experiment mit über 500 Kindern in den gesamten USA. Es gab zwei Gruppen. Beide Gruppen mussten einen speziellen Test machen und dieselbe Aufgabe lösen. Nach dem Test wurde die eine Gruppe für ihre Intelligenz gelobt: „Wow, ihr seid echt intelligent, so gut wie ihr den Test gelöst habt!“ Die andere Gruppe wurde für ihre Anstrengungsbereitschaft gelobt: “Wow, ihr habt Euch echt angestrengt und nicht aufgegeben, deshalb habt ihr so gut abgeschnitten!“ Weiterlesen

Management-Moden – alles nur heiße Luft?

Lean, Agilität, Holacracy, Kaizen und Co. – Jedes Unternehmen ist vermutlich schon einmal mit derartigen Begriffen in Berührung gekommen. Vielleicht wurde das ein oder andere Modell auch schon einmal in die Praxis umgesetzt. Management-Moden gibt es bereits seit vielen Jahrzehnten. Trends kommen und gehen. Ob hinter jeder Mode wirklich etwas Neues steckt, weiß der Leadership-Experte Joachim Simon. Weiterlesen

Agilität – alles nur ein Hype?

Management-Moden kommen und gehen. Ist Agilität gekommen, um zu bleiben?

So wie in der Kleidungsmode kommen Moden oft aus Nischen. Früher hatten nur die Punks zerschlissene Jeans. Jetzt kauft auch der Buchhalter sie sich direkt bei H&M. Eigentlich kommt die Idee der Agilität aus der Softwareentwicklung – jetzt gibt es sie im Standardsortiment jedes Beratungshauses, für jedermann. So wie es in der Kleidungsmode die bekannten Revivals gibt – 70er/80er etc. – so gibt es das auch bei den Managementmoden. Weiterlesen

So führen Sie mit Agilität

Diese 7 neuen Führungskompetenzen brauchen Sie, um agil führen zu können

Was ist nötig, um die Herausforderungen an Führung heutzutage zu bewältigen? Agilität ist ein Begriff, der in diesem Zusammenhang immer wieder fällt. Führungskräfte müssen agil sein. Doch was bedeutet das – speziell im Hinblick auf die Führungskompetenzen? Die Anforderungen an die »neue Führung« haben sich verändert. Wissenschaftler und Berater haben hierzu in aufwändigen Analysen und Studien die 7 wichtigsten Führungskompetenzen für die agile Führung identifiziert. Eingeflossen ist dieses Ergebnis in das Messinstrument Power-Potential-Profile®, mit dem Führungskräfte auch im Rahmen eines 360-Grad-Feedbacks ihre Führungskompetenzen entwickeln können. Weiterlesen

Mitarbeiter richtig motivieren

Leadership-Experte Joachim Simon weiß, wie Unternehmer und Führungskräfte herausfinden, was ihre Mitarbeiter wirklich motiviert

Braunschweig. „Wie kann ich herausfinden, was meine Mitarbeiter wirklich motiviert?“, eine Frage, die Joachim Simon in seinen Trainings oft gestellt wird. Als Augenöffner, Befähiger und Mutmacher steht er Unternehmen und ihren Führungskräften zur Seite, damit diese ihre Stärke, ihr Potenzial und ihre Wirkung auf die eigene Rolle sowie auf andere weiterentwickeln. Er kennt eine gute Möglichkeit, wie Führungskräfte herausfinden, was die eigenen Mitarbeiter wirklich motiviert und wie dieses Wissen effizient eingesetzt werden kann. Weiterlesen

Was motiviert meine Mitarbeiter, und wie kann ich meine Mitarbeiter motivieren?

Mit diesen 11 Fragen lernen Sie das Motivationspotenzial Ihrer Mitarbeiter kennen

In meinen Trainings werde ich oft gefragt: Wie kann ich herausfinden, was meine Mitarbeiter wirklich motiviert? Die beste Möglichkeit ist hierzu ein professionelles Tool wie das Reiss Motivation Profile® einzusetzen. Die zweitbeste Möglichkeit ist es, über ausgewählte Fragen, die man direkt im Gespräch stellt, zu arbeiten. Weiterlesen

Soll ich bleiben oder kündigen?

Woran Sie erkennen, dass Sie gute Arbeit haben und wann es Zeit ist, den Job zu wechseln

Neulich ruft mich ein alter Freund aus meiner Zeit bei einem großen Telekommunikationsunternehmen an. Er hat – und zwar ohne zu wissen, was er stattdessen tun will – dort seinen Job gekündigt. In unserem langen und spannenden Gespräch über seine Erfahrungen und Motive, die zu dieser Entscheidung geführt hatten, sagte er:

„Ich will wieder dieses Gefühl haben, dass es einen Unterschied macht, ob ich meinen Job gut oder schlecht oder überhaupt mache. Letztlich habe ich in den letzten Jahren einfach nur geguckt, dass irgendwelche Zahlen so aussahen, dass meine Vorgesetzten sich damit wiederum nach oben brüsten konnten – wenn sie sie denn überhaupt angeguckt haben.“

Er meinte auch: „Weißt Du Joachim, ich bin dafür gemacht, um mit Menschen zu arbeiten, ihnen etwas zu geben. Diese rein strategische einsame Arbeit nur mit Excel, Powerpoint und dann auch noch alles total simplifiziert auf drei Slides mit englischen Buzzwords, die sich nur toll anhören, aber die keiner wirklich versteht: Ich kann das nicht mehr. Dafür bin ich nicht gemacht.“

Und er sagte noch etwas spannendes: „Ich hatte kaum Freiräume. Ich musste alles so machen wie die es wollten – auch wenn ich es furchtbar fand. Hauptsache englisches PowerPoint-Bullshit-Bingo hinter dem man sich verstecken und mit dem man angeben kann.“

Kein Wunder, dass er es da nicht mehr ausgehalten hat. Jeden Abend mit so einem schlechten Gefühl aus dem Job zu gehen ist furchtbar.

Mein Freund hat jahrelang Arbeit „verrichtet“ die 1) nicht seiner Kompetenz entsprach, 2) für ihn keinen Sinn gemacht hat, 3) wo er keinen nennenswerten Unterschied gemacht hat und 4) wo er kaum eigenen Gestaltungsspielraum hatte.

Das Modell des psychologischen Empowerment
Ein Modell, mit dem ich gerne Arbeite, und in dem sich diese vier Facetten wiederfinden ist das Modell des psychologischen Empowerment. Ich habe dieses Modell vom Wirtschaftspsychologen Carsten C. Schermuly http://carstenschermuly.de/ adaptiert und dabei einige Begriffe in ein für mich griffigeres Wording gebracht.

Wenn Mitarbeiter sich nicht motiviert fühlen, ausbrennen oder sogar kündigen, liegt es häufig an mangelhaftem psychologischen Empowerment. Psychologisches Empowerment setzt sich aus vier Facetten zusammen:

Dem Erleben von
• Kompetenz („Ich kann was!“)
• Sinn („Es macht für mich Sinn!“)
• Autonomie („Ich kann selbst entscheiden!“)
• Wirksamkeit („Ich mache einen Unterschied!“)

Wie hoch ist ihr Psychologisches Empowerment?
Wenn Sie möchten, gehen Sie einmal in sich. Nehmen Sie sich in den nächsten Tagen nach der Arbeit jeweils fünf Minuten Zeit. Lassen Sie den Arbeitstag vor Ihrem geistigen Auge vorbeiziehen. In welchen Arbeitssituationen haben Sie viel und in welchen Situationen wenig Empowerment empfunden? Beantworten Sie dazu diese vier Fragen:

1. Was habe ich heute gut gekonnt und wo hatte ich Möglichkeiten mich persönlich weiterzuentwickeln? (Kompetenz)
2. Was von dem, was ich heute gemacht habe, war für mich, die Mitarbeiter, das Unternehmen oder die Welt da draußen sinnvoll? (Sinn)
3. Wo konnte ich selbst Dinge entscheiden? (Autonomie)
4. Bei welchen Tätigkeiten habe ich gedacht: Das ist jetzt wirklich wichtig, dass du das hier gut hinbekommst? (Wirksamkeit)

Seien Sie ehrlich zu sich selbst: Wenn Sie bei der Beantwortung längerfristig merken, dass ihnen nichts einfällt – dann ist es vermutlich an der Zeit, den Job zu wechseln!

Finden Sie immer wieder gute Antworten – herzlichen Glückwunsch! Sie haben gute Arbeit gemacht! Bleiben Sie da, wo Sie sind!

E-Mails managen – so geht‘s

Wie jeder die Flut seiner E-Mails mit dem richtigen E-Mail-Management in den Griff bekommen kann, erklärt Leadership-Experte Joachim Simon

Braunschweig. Die Menge an E-Mails, die jeden Tag in den einzelnen Postfächern landen, scheint mehr und mehr Überhand zu nehmen. Mitarbeiter sind längst überfordert und Unternehmen suchen nach Wegen, diese Masse an Informationen einzudämmen. Doch was ist der beste Weg, damit jeder trotzdem weiterhin Kenntnis über Vorgänge behält, nichts vergisst und zeitgerecht antworten kann? Leadership-Experte Joachim Simon kennt Mittel und Wege, wie man seine E-Mails besser managen kann.

„Es lässt sich beobachten, dass selbst Kleinigkeiten über E-Mail laufen“, hebt Joachim Simon hervor. „Statt dieses zu tun, sollte man andere Alternativen nutzen wie zum Beispiel Messenger-Dienste oder einfach mal zum Hörer greifen. Sicherlich ließen sich E-Mails nicht komplett aus Unternehmen verbannen, doch könne man mit einer besonderen Struktur Ordnung und Übersicht in die tägliche E-Mail-Flut bekommen.

Sobald eine neue E-Mail im Mail-Ordner eintrifft, wird sie gelesen und meist in diesem Ordner belassen, wenn man sie nicht direkt abarbeiten kann. Das führt nach Meinung des Leadership-Experten dazu, dass man Mails mehrmals liest, um sich in Erinnerung zu rufen, was damit geschehen soll. Das führt zum einen zu einer immer schlechter werdenden Übersicht und zum anderen frisst es ein Mehr an Zeit. „Jede neue E-Mail kann direkt bearbeitet werden, indem man entscheidet, was damit passieren muss. Zur Umsetzung dafür eignen sich drei Ordner: ‚Action‘ für Dinge, die man selbst erledigen muss, ‚Wait‘ für Themen, zu denen man zum Beispiel noch auf eine Rückinfo wartet sowie ‚Archiv‘, wo die Mails abgelegt werden, die keiner weiteren Aktion bedürfen. Überflüssige Mails werden sofort gelöscht. Auf diese Weise hält man seinen Maileingang schlank und hat immer die Übersicht über seine To-Dos.“

Manche haben statt eines Archivs gerne beispielsweise Kundenordner. Dagegen sei natürlich nichts einzuwenden, so Simon, doch könne man sich auf die Filterfunktion der heutigen E-Mail-Programme durchaus verlassen und in nur einem einzigen Ordner gezielt nach Kundenmails suchen.

Weiter empfiehlt der Leadership-Experte, das Setzen von cc möglichst zu vermeiden, denn nicht jeder Gedankenaustausch müsse mit anderen geteilt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das klare Formulieren des Betreffs, damit der Inhalt dort bereist zugeordnet werden kann. Und wer viel unterwegs ist könne Wartezeiten vor Terminen oder bevor das Boarding losgeht effektiv nutzen, um seine Mails schon mal auf dem Smartphone in die drei Ordner vorzusortieren. Damit werde man nicht direkt am ersten Bürotag von der E-Mail-Flut erschlagen, sondern könne entspannter in den Tag starten.

„Am wichtigsten ist, dass man sich nicht von den E-Mails steuern lässt, sondern diese selbst steuert. Das sollte jeder zu einer bewussten Entscheidung machen“, schließt Joachim Simon, dessen Kunden bereits lange dieses Tipp beherzigen und erfolgreich umsetzen.

Wohin mit der E-Mail?

Wie Sie mit nur drei Ordnern ihre E-Mails perfekt managen, keine wichtige E-Mail mehr vergessen und endlich Ruhe im Postfach einkehrt

2007, ich bin zu Gast auf der damals erstmalig stattfindenden Bloggerkonferenz re:publica. Ein Referent von Sun Microsystems irritiert mich als er sagt: „Meine Tochter schickt mir keine E-Mails, sie meint, das wäre was für alte Männer.“ Das Ganze liegt mittlerweile über zehn Jahre zurück. Die E-Mail-Flut ist jedoch weiterhin ungebrochen. Viele Unternehmen suchen nach Wegen, wie sie diese Masse an Informationen, die jeden Tag in den Maileingängen landen, weiter eindämmen können – sodass dennoch gleichzeitig jeder die Oberhand behält, nichts vergessen geht und die Beantwortung gut funktioniert. Nicht zu vergessen, dass das mit den unterschiedlichsten Devices wie Rechner, Smartphone und Tablet synchronisiert werden muss. Und obendrein auch mit verschiedenen E-Mail-Programmen (Clients) funktionieren sollte.

Nicht alles per Mail verschicken, sondern Alternativen nutzen
„Wann war nochmal das Meeting heute?“ „Gleich Pause, wollen wir zusammen essen heute?“ Alle möglichen Kleinigkeiten werden immer noch über Mails von einem Schreibtisch zum nächsten gesendet, was die Postfächer zum Überlaufen bringt. Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, kostet Zeit. In der Tat beobachte ich viele Versuche, die E-Mail-Flut durch bessere Lösungen zu kompensieren. Alles was eh gelöscht werden kann, wie z. B. Anfragen zum Essen, würde ich immer über einen Messenger wie WhatsApp oder die gute alte SMS senden. Und für viele E-Mails in Projekten gibt es bessere Alternativen wie beispielsweise Confluence. Und dennoch, E-Mail ist ungebrochen, kein Unternehmen funktioniert ohne E-Mail.

Interne E-Mails abschaffen?
Jeder, der einmal gerne ungestört arbeiten möchte, wünscht sich das Abschaffen von E-Mails. Das Software-Unternehmen Automattic macht dies konsequent und hat das Verschicken von E-Mails auf die Kommunikation nach außen begrenzt. Zwar kommunizieren die Mitarbeiter dort natürlich weiterhin auch intern, doch läuft das dort zu 70 Prozent über das System P2 , zu 25 Prozent über private Chats und der Rest wird über Slack abgewickelt.

Wie wird man »Herr« über die E-Mail-Flut?
Was sich beobachten lässt: Viele arbeiten mit E-Mail noch so, als bekämen sie Post vom Briefträger und sortieren diese in Aktenordner ein, um sie dort sauber abzuheften. Auf diese Weise entstehen Kundenordner, Projektordner, Wichtig-Ordner etc. Ich habe bei Kunden schon Outlook-Systeme gesehen mit über 50 Ordnern!
Zudem kostet es viel Entscheidungsenergie immer zu überlegen: „In welchen Ordner packe ich das jetzt?“ Oft gibt es Mehrdeutigkeiten und die E-Mail passt in verschiedene Ordner. Und dann muss ich beim Suchen überlegen: „Was habe nochmal damals gedacht in welchen Ordner die passen könnte …?“
Ein anderes schlechtes System ist es hingegen gar keine Ordner mehr zu haben und alles in der Inbox zu lassen. Das wird dann schnell sehr unübersichtlich und man fängt dann an, mit farblichen Markierungen E-Mails als ungelesen zu markieren etc …

Dass Mail oder Outlook mittlerweile sehr gute Suchfunktionen haben, wird oft vergessen. Denken wir einmal an Google und wie dort die Suchfunktion funktioniert. Suchen wir etwas in unseren E-Mails, können wir das mittlerweile ebenso angehen. Wenn Google das ganze Internet schafft, wird unser E-Mail-Programm das auch hinkriegen.

Zum besseren und hirngerechten Gebrauch von E-Mails habe ich ein paar einfache und gleichzeitig sehr effektive Tipps, die sich bei meinen Coachees und Teilnehmern hundertfach bewährt haben.
Die Grundidee ist dabei nicht in Ordnern, sondern in Prozessen zu denken.

So schaffen Sie sich den Perfekten E-Mail Prozess

1. Arbeiten Sie mit nur noch drei Ordnern: @Action, @Pending, @Archive
Entscheiden Sie beim Lesen der Betreffzeile einer neuen E-Mail, was mit dieser passieren muss.

  • Können Sie direkt antworten und dauert es weniger als eine Minute? Dann beantworten Sie diese direkt
  • Warten Sie dazu noch auf eine Rückmeldung oder wollen Sie die Mail auf dem Schirm behalten, müssen aber nicht aktiv etwas tun? Dann schieben Sie die E-Mail in den Ordner @Pending
  • Steckt ein umfangreicherer Prozess der Bearbeitung dahinter? Dann schieben Sie die Mail in den Ordner @Action
  • Wollen Sie die E-Mail aufbewahren? Dann schieben Sie die Mail in den Ordner @Archive

Alles andere bitte sofort löschen!
Mit diesem Vorgehen zwingen Sie sich, Entscheidungen zu treffen und Ihr Posteingang stresst Sie nicht, weil Sie sich immer wieder alles durchlesen müssen. Das ist sehr hirngerecht und auch immer wieder ein kleines Glücksgefühl, wenn die Inbox auf „Null“ steht.
Manche meiner Kunden erweitern z. B. den Archivordner um Kundenordner. Das ist ok – passen Sie das System auf sich an.

2. »cc« radikal vermeiden
Jede E-Mail, die an Sie in cc geschickt wird, landet automatisch in Ihrem Posteingang. Sie sind also gar nicht der primäre Adressat, sondern lediglich in Kenntnis gesetzt. Etwa 1/3 der Mails in Unternehmen sind cc-Mails. Meist sind sie sinnlos und der Angst geschuldet jemanden vergessen zu können. Sicherlich ist es wichtig für beispielsweise Projektleiter auf dem aktuellen Stand eines Projekts zu sein. Doch muss dieser nicht jeden Gedankenaustausch zwischen den Teammitgliedern mitbekommen, denn am Ende zählt nur das Ergebnis. Überlegen Sie also besser zweimal, ob Sie jemanden in cc setzen und tragen Sie damit aktiv dazu bei, die E-Mail-Flut einzudämmen. Ganz Mutige arbeiten mit einem automatisierten cc-Ordner. Alle cc-Mails kommen automatisch dort rein und werden dann irgendwann mal quergelesen.
Bedenken Sie: Früher waren Chefs wichtig, wenn sie viele E-Mails bekommen haben. Heute ist es ein Zeichen schlechter Führung, wenn Mitarbeiter meinen, sich ständig per cc absichern zu müssen, meinen per cc Druck aufbauen zu müssen, sich zeigen zu müssen.

3. Überschriften klar formulieren
Immer noch bekomme ich E-Mails mit schlecht gewählten Überschriften, die mir nichts zum direkten Inhalt sagen. Ebenso erreichen mich noch E-Mails komplett ohne Betreff. Das ist schlecht! Bitte wählen Sie Ihre E-Mail mit einer konkret formulierten Betreffzeile, die idealerweise die wichtigsten Keywords zum Inhalt enthält. Das kann auch die Projektnummer sein.

5. Dynamisch vorgehen
Wer oft unterwegs ist, kann mit einem dynamischen Vorgehen seine E-Mail-Flut dämmen, um nicht nach der Rückkehr ins Büro mit Mails erschlagen zu werden. Durch die Einteilung in @Action, @Pending und @Archive können Sie zum Beispiel beim Warten am Flughafen, im Bahnhof oder wenn Meetings zu spät beginnen, Ihre E-Mails zwischendurch in die jeweiligen Ordner vorsortieren. Das verschafft eine wunderbare Übersicht und viele meiner Geschäftsführer-Kunden gehen mittlerweile seit Jahren so vor. Wenn Sie dann in Ruhe Zeit haben die Mails zu bearbeiten, z. B. auf einer Bahnfahrt oder im Büro, ist alles schon gehirngerecht vorsortiert.

6. Nicht den E-Mails die Macht geben, sondern selbst die Macht behalten
Machen Sie sich nicht zum Sklaven der Inbox. Entscheiden Sie selbst, wann Sie Ihre E-Mails checken und tun Sie dies als bewusste Entscheidung. Viele meiner Kunden sind so weit, dass sie nur noch dreimal täglich ihre E-Mails checken. Dazu hilft es auf allen Devices die Pop-ups und Notifications auszustellen um nicht immer in Versuchung geführt zu werden.

Fazit: Das Ganze ist zugegeben eine radikale Methode und wirft sicherlich alte Gewohnheiten über den Haufen, doch haben damit bereits hunderte meiner Kunden ihre E-Mail-Flut in den Griff bekommen. Man kann also sicher sagen: in der Praxis hundertfach bewährt!

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