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Category Archives for "Selbstmanagement"

Selbstmanagement – Blog Management-Berater Joachim Simon, Braunschweig: Beratung Selbstmanagement

Erfolgreiche Leistung imaginieren: Das Self-Leadership Skill der Top-Athleten

Nichts hat so viel Einfluss auf Dich wie Deine eigenen Gedanken. Du bist rund um die Uhr von Deinen Gedanken umgeben. Du sprichst mit niemandem so viel, wie mit Dir selbst. 

Um Deine Gedanken für Deinen persönlichen Erfolg aktiv einsetzen zu können, musst Du die negativen Gedankenmuster, die dich am Erfolg hindern, entschlüsseln und durch konstruktive, positive Gedankenmuster ersetzen. 

„The essence of our experience of life is centered within the inner world we create“ (Neck, Manz & Houghton).

 Die Technik, die ich Dir jetzt vorstelle, kommt aus dem Leistungsport, wo sie auch unter Mentalem Training bekannt ist. Weiterlesen

Natürliche Belohnung: Mit diesem Self-Leadership Skill bleibst Du wie von alleine motiviert

“If you love what you do, it doesn’t feel like work” (Elon Musk)

Mit diesem Blogpost lernst Du, wie Du Dich geschickt motivieren kannst – und das auch bei Tätigkeiten, die Dir überhaupt keinen Spaß machen!

Extrinsische versus intrinsische Motivation

Es gibt zwei Arten von Belohnungen: Auf der einen Seite gibt es solche, die von außen gesteuert werden. Hierzu zählen Gehaltserhöhungen, Lob, Urlaub, Auszeichnungen etc. Auf der anderen Seite gibt es die natürlichen Belohnungen, die unmittelbar an die zu bewältigende Aufgabe an sich verknüpft sind. Wenn Du z.B. gerne joggen, klettern oder Skifahren gehst, tust Du das wegen der Aktivität an sich. Natürliche Belohnungen steigern die sogenannte intrinsische Motivation. Eine intrinsisch motivierte Person braucht für die Bewältigung ihrer Aufgaben keine externen Anreize. Sie findet die Erfüllung in der Tätigkeit an sich und legt den Fokus auf die angenehmen, genussvollen Aspekte der Aufgabenbewältigung.

Beide Arten beeinflussen unser Verhalten und lassen uns motivierter arbeiten. Die natürliche Belohnung (intrinsische Motivation) ist im Arbeitsleben jedoch oft unterbewertet und wird nicht bewusst eingesetzt.

Im Folgenden werde ich Dir Wege aufzeigen, wie Du Dir Deine natürlichen Belohnungen zum Nutzen machen kannst und dadurch auf Deiner Zielgeraden mehr Zufriedenheit und Motivation erreichst. Weiterlesen

Selbsterinnerung: Ohne dieses Self-Leadership Skill wirst Du Deinen Weg verlieren

In diesem Blogpost lernst Du, was Du tun kannst, um Dich nicht von Deinem Ziel ablenken zu lassen und wie Du Dich wirkungsvoll an Dein Ziel erinnerst.

„Was soll der Edding auf deiner Hand?“

„Er erinnert mich daran, dass ich heute auf jeden Fall noch meine Anzüge aus der Reinigung abholen muss! Ansonsten habe ich für meinen Businesstrip nach Brüssel nichts zum Anziehen.“

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Selbstbelohnung: Der Self-Leadership Skill der es gut mit Dir meint

Frank wohnt in Berlin und arbeitet bei einem großen Automobilhersteller. Ich lerne in bei einem Tourenski-Seminar kennen. In der Vorstellungsrunde erzählt Frank, dass er kürzlich zum Teamleiter befördert wurde. Er wolle sich mit dem Tourenski-Wochenende für die harte Arbeit und das Erreichen seines persönlichen Jahresziels belohnen. Hierfür wählte er eine Sportart, die ihn schon länger reizte, aber bisher die Zeit fehlte.

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Selbstzielsetzung: Der Self-Leadership Skill um Dein Ziel zu definieren

Selbstzielsetzung ist ein wichtiger Teil der 9 Self-Leadership-Kompetenzen. Richtiges Ziele setzen ist die Grundvoraussetzung für das Erreichen Deiner Ziele. Lerne in diesem Artikel wie Du die Selbstzielsetzung für Dich nutzen kannst und welche Fehler du dabei vermeiden solltest.

„If you don’t have a destination, you’ll never get there“
(Harvey McKay, Musiker)

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Selbstführung durch Selbstbeobachtung

Dieses Self-Leadership Skill macht Dich zum Piloten Deines Lebens

Die Welt wandelt sich in vielen Bereichen so drastisch und teilweise exponentiell, dass wir von der Menge an Reizen überfordert sind.
Um uns ein Leben trotz Informationsüberfluss zu ermöglichen, muss das menschliche Gehirn Informationen zu filtern. Dieser Prozess passiert unbewusst und wird durch vergangene Erfahrungen geprägt. Das Gehirn agiert dabei als Schutz vor Überforderung wie ein Autopilot. Du speicherst, verarbeitest und agierst sehr häufig nicht bewusst, sondern quasi automatisch. In vielen alltäglichen Situationen wie Autofahren funktioniert das sehr gut und ist enorm hilfreich.

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E-Mails managen – so geht‘s

Wie jeder die Flut seiner E-Mails mit dem richtigen E-Mail-Management in den Griff bekommen kann, erklärt Leadership-Experte Joachim Simon

Braunschweig. Die Menge an E-Mails, die jeden Tag in den einzelnen Postfächern landen, scheint mehr und mehr Überhand zu nehmen. Mitarbeiter sind längst überfordert und Unternehmen suchen nach Wegen, diese Masse an Informationen einzudämmen. Doch was ist der beste Weg, damit jeder trotzdem weiterhin Kenntnis über Vorgänge behält, nichts vergisst und zeitgerecht antworten kann? Leadership-Experte Joachim Simon kennt Mittel und Wege, wie man seine E-Mails besser managen kann.

„Es lässt sich beobachten, dass selbst Kleinigkeiten über E-Mail laufen“, hebt Joachim Simon hervor. „Statt dieses zu tun, sollte man andere Alternativen nutzen wie zum Beispiel Messenger-Dienste oder einfach mal zum Hörer greifen. Sicherlich ließen sich E-Mails nicht komplett aus Unternehmen verbannen, doch könne man mit einer besonderen Struktur Ordnung und Übersicht in die tägliche E-Mail-Flut bekommen.

Sobald eine neue E-Mail im Mail-Ordner eintrifft, wird sie gelesen und meist in diesem Ordner belassen, wenn man sie nicht direkt abarbeiten kann. Das führt nach Meinung des Leadership-Experten dazu, dass man Mails mehrmals liest, um sich in Erinnerung zu rufen, was damit geschehen soll. Das führt zum einen zu einer immer schlechter werdenden Übersicht und zum anderen frisst es ein Mehr an Zeit. „Jede neue E-Mail kann direkt bearbeitet werden, indem man entscheidet, was damit passieren muss. Zur Umsetzung dafür eignen sich drei Ordner: ‚Action‘ für Dinge, die man selbst erledigen muss, ‚Wait‘ für Themen, zu denen man zum Beispiel noch auf eine Rückinfo wartet sowie ‚Archiv‘, wo die Mails abgelegt werden, die keiner weiteren Aktion bedürfen. Überflüssige Mails werden sofort gelöscht. Auf diese Weise hält man seinen Maileingang schlank und hat immer die Übersicht über seine To-Dos.“

Manche haben statt eines Archivs gerne beispielsweise Kundenordner. Dagegen sei natürlich nichts einzuwenden, so Simon, doch könne man sich auf die Filterfunktion der heutigen E-Mail-Programme durchaus verlassen und in nur einem einzigen Ordner gezielt nach Kundenmails suchen.

Weiter empfiehlt der Leadership-Experte, das Setzen von cc möglichst zu vermeiden, denn nicht jeder Gedankenaustausch müsse mit anderen geteilt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das klare Formulieren des Betreffs, damit der Inhalt dort bereist zugeordnet werden kann. Und wer viel unterwegs ist könne Wartezeiten vor Terminen oder bevor das Boarding losgeht effektiv nutzen, um seine Mails schon mal auf dem Smartphone in die drei Ordner vorzusortieren. Damit werde man nicht direkt am ersten Bürotag von der E-Mail-Flut erschlagen, sondern könne entspannter in den Tag starten.

„Am wichtigsten ist, dass man sich nicht von den E-Mails steuern lässt, sondern diese selbst steuert. Das sollte jeder zu einer bewussten Entscheidung machen“, schließt Joachim Simon, dessen Kunden bereits lange dieses Tipp beherzigen und erfolgreich umsetzen.

Wohin mit der E-Mail?

Wie Sie mit nur drei Ordnern ihre E-Mails perfekt managen, keine wichtige E-Mail mehr vergessen und endlich Ruhe im Postfach einkehrt

2007, ich bin zu Gast auf der damals erstmalig stattfindenden Bloggerkonferenz re:publica. Ein Referent von Sun Microsystems irritiert mich als er sagt: „Meine Tochter schickt mir keine E-Mails, sie meint, das wäre was für alte Männer.“ Das Ganze liegt mittlerweile über zehn Jahre zurück. Die E-Mail-Flut ist jedoch weiterhin ungebrochen. Viele Unternehmen suchen nach Wegen, wie sie diese Masse an Informationen, die jeden Tag in den Maileingängen landen, weiter eindämmen können – sodass dennoch gleichzeitig jeder die Oberhand behält, nichts vergessen geht und die Beantwortung gut funktioniert. Nicht zu vergessen, dass das mit den unterschiedlichsten Devices wie Rechner, Smartphone und Tablet synchronisiert werden muss. Und obendrein auch mit verschiedenen E-Mail-Programmen (Clients) funktionieren sollte.

Nicht alles per Mail verschicken, sondern Alternativen nutzen
„Wann war nochmal das Meeting heute?“ „Gleich Pause, wollen wir zusammen essen heute?“ Alle möglichen Kleinigkeiten werden immer noch über Mails von einem Schreibtisch zum nächsten gesendet, was die Postfächer zum Überlaufen bringt. Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, kostet Zeit. In der Tat beobachte ich viele Versuche, die E-Mail-Flut durch bessere Lösungen zu kompensieren. Alles was eh gelöscht werden kann, wie z. B. Anfragen zum Essen, würde ich immer über einen Messenger wie WhatsApp oder die gute alte SMS senden. Und für viele E-Mails in Projekten gibt es bessere Alternativen wie beispielsweise Confluence. Und dennoch, E-Mail ist ungebrochen, kein Unternehmen funktioniert ohne E-Mail.

Interne E-Mails abschaffen?
Jeder, der einmal gerne ungestört arbeiten möchte, wünscht sich das Abschaffen von E-Mails. Das Software-Unternehmen Automattic macht dies konsequent und hat das Verschicken von E-Mails auf die Kommunikation nach außen begrenzt. Zwar kommunizieren die Mitarbeiter dort natürlich weiterhin auch intern, doch läuft das dort zu 70 Prozent über das System P2 , zu 25 Prozent über private Chats und der Rest wird über Slack abgewickelt.

Wie wird man »Herr« über die E-Mail-Flut?
Was sich beobachten lässt: Viele arbeiten mit E-Mail noch so, als bekämen sie Post vom Briefträger und sortieren diese in Aktenordner ein, um sie dort sauber abzuheften. Auf diese Weise entstehen Kundenordner, Projektordner, Wichtig-Ordner etc. Ich habe bei Kunden schon Outlook-Systeme gesehen mit über 50 Ordnern!
Zudem kostet es viel Entscheidungsenergie immer zu überlegen: „In welchen Ordner packe ich das jetzt?“ Oft gibt es Mehrdeutigkeiten und die E-Mail passt in verschiedene Ordner. Und dann muss ich beim Suchen überlegen: „Was habe nochmal damals gedacht in welchen Ordner die passen könnte …?“
Ein anderes schlechtes System ist es hingegen gar keine Ordner mehr zu haben und alles in der Inbox zu lassen. Das wird dann schnell sehr unübersichtlich und man fängt dann an, mit farblichen Markierungen E-Mails als ungelesen zu markieren etc …

Dass Mail oder Outlook mittlerweile sehr gute Suchfunktionen haben, wird oft vergessen. Denken wir einmal an Google und wie dort die Suchfunktion funktioniert. Suchen wir etwas in unseren E-Mails, können wir das mittlerweile ebenso angehen. Wenn Google das ganze Internet schafft, wird unser E-Mail-Programm das auch hinkriegen.

Zum besseren und hirngerechten Gebrauch von E-Mails habe ich ein paar einfache und gleichzeitig sehr effektive Tipps, die sich bei meinen Coachees und Teilnehmern hundertfach bewährt haben.
Die Grundidee ist dabei nicht in Ordnern, sondern in Prozessen zu denken.

So schaffen Sie sich den Perfekten E-Mail Prozess

1. Arbeiten Sie mit nur noch drei Ordnern: @Action, @Pending, @Archive
Entscheiden Sie beim Lesen der Betreffzeile einer neuen E-Mail, was mit dieser passieren muss.

  • Können Sie direkt antworten und dauert es weniger als eine Minute? Dann beantworten Sie diese direkt
  • Warten Sie dazu noch auf eine Rückmeldung oder wollen Sie die Mail auf dem Schirm behalten, müssen aber nicht aktiv etwas tun? Dann schieben Sie die E-Mail in den Ordner @Pending
  • Steckt ein umfangreicherer Prozess der Bearbeitung dahinter? Dann schieben Sie die Mail in den Ordner @Action
  • Wollen Sie die E-Mail aufbewahren? Dann schieben Sie die Mail in den Ordner @Archive

Alles andere bitte sofort löschen!
Mit diesem Vorgehen zwingen Sie sich, Entscheidungen zu treffen und Ihr Posteingang stresst Sie nicht, weil Sie sich immer wieder alles durchlesen müssen. Das ist sehr hirngerecht und auch immer wieder ein kleines Glücksgefühl, wenn die Inbox auf „Null“ steht.
Manche meiner Kunden erweitern z. B. den Archivordner um Kundenordner. Das ist ok – passen Sie das System auf sich an.

2. »cc« radikal vermeiden
Jede E-Mail, die an Sie in cc geschickt wird, landet automatisch in Ihrem Posteingang. Sie sind also gar nicht der primäre Adressat, sondern lediglich in Kenntnis gesetzt. Etwa 1/3 der Mails in Unternehmen sind cc-Mails. Meist sind sie sinnlos und der Angst geschuldet jemanden vergessen zu können. Sicherlich ist es wichtig für beispielsweise Projektleiter auf dem aktuellen Stand eines Projekts zu sein. Doch muss dieser nicht jeden Gedankenaustausch zwischen den Teammitgliedern mitbekommen, denn am Ende zählt nur das Ergebnis. Überlegen Sie also besser zweimal, ob Sie jemanden in cc setzen und tragen Sie damit aktiv dazu bei, die E-Mail-Flut einzudämmen. Ganz Mutige arbeiten mit einem automatisierten cc-Ordner. Alle cc-Mails kommen automatisch dort rein und werden dann irgendwann mal quergelesen.
Bedenken Sie: Früher waren Chefs wichtig, wenn sie viele E-Mails bekommen haben. Heute ist es ein Zeichen schlechter Führung, wenn Mitarbeiter meinen, sich ständig per cc absichern zu müssen, meinen per cc Druck aufbauen zu müssen, sich zeigen zu müssen.

3. Überschriften klar formulieren
Immer noch bekomme ich E-Mails mit schlecht gewählten Überschriften, die mir nichts zum direkten Inhalt sagen. Ebenso erreichen mich noch E-Mails komplett ohne Betreff. Das ist schlecht! Bitte wählen Sie Ihre E-Mail mit einer konkret formulierten Betreffzeile, die idealerweise die wichtigsten Keywords zum Inhalt enthält. Das kann auch die Projektnummer sein.

5. Dynamisch vorgehen
Wer oft unterwegs ist, kann mit einem dynamischen Vorgehen seine E-Mail-Flut dämmen, um nicht nach der Rückkehr ins Büro mit Mails erschlagen zu werden. Durch die Einteilung in @Action, @Pending und @Archive können Sie zum Beispiel beim Warten am Flughafen, im Bahnhof oder wenn Meetings zu spät beginnen, Ihre E-Mails zwischendurch in die jeweiligen Ordner vorsortieren. Das verschafft eine wunderbare Übersicht und viele meiner Geschäftsführer-Kunden gehen mittlerweile seit Jahren so vor. Wenn Sie dann in Ruhe Zeit haben die Mails zu bearbeiten, z. B. auf einer Bahnfahrt oder im Büro, ist alles schon gehirngerecht vorsortiert.

6. Nicht den E-Mails die Macht geben, sondern selbst die Macht behalten
Machen Sie sich nicht zum Sklaven der Inbox. Entscheiden Sie selbst, wann Sie Ihre E-Mails checken und tun Sie dies als bewusste Entscheidung. Viele meiner Kunden sind so weit, dass sie nur noch dreimal täglich ihre E-Mails checken. Dazu hilft es auf allen Devices die Pop-ups und Notifications auszustellen um nicht immer in Versuchung geführt zu werden.

Fazit: Das Ganze ist zugegeben eine radikale Methode und wirft sicherlich alte Gewohnheiten über den Haufen, doch haben damit bereits hunderte meiner Kunden ihre E-Mail-Flut in den Griff bekommen. Man kann also sicher sagen: in der Praxis hundertfach bewährt!

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